Jeżeli nie chcemy, by nasza firma pozostała za konkurencją, musimy nastawić się na nieustanny rozwój i zmiany. Powinniśmy też być otwarci na innowacyjne rozwiązania będące wsparciem w działalności biznesowej. Jednym z tych, które znacząco wpływają na funkcjonowanie firmy, jest system ERP.
System ERP jest specjalistycznym narzędziem służącym do kompleksowego zarządzania wszystkimi procesami i zasobami przedsiębiorstwa. Pod wieloma względami przewyższa inne programy do zarządzania. Po czym poznamy, że to jest ten moment, w którym warto się na to zdecydować i jak wdrożenia ERP wyglądają?
Wdrożenie ERP – kiedy wziąć pod uwagę?
Kluczem jest wspomniana kompleksowość. System składa się z modułów dopasowanych do charakteru działalności firmy. Wszelkie informacje i dokumenty trafiają do bazy danych. Jednak w przeciwieństwie do innych programów umieszcza się je w jednej wspólnej bazie, a dostęp do nich mają również pracownicy innych działów. To przekłada się na lepszą wydajność, efektywność, a w dalszej perspektywie większe zyski. Takie oprogramowanie wspiera wewnętrzne i zewnętrzne procesy biznesowe, a także pozwala podejmować trafne decyzje. Powinniśmy o tym pomyśleć, gdy zamierzamy usprawnić komunikację w firmie, podnieść jakość obsługi klienta, wyeliminować błędy i zautomatyzować pracę. Wreszcie jest to coś w sam raz dla nas, kiedy chcemy wyprzedzić konkurencję.
System ERP a Krajowy System e-Faktur
O wdrożeniu systemu ERP warto pomyśleć także z innego powodu. Gorącym tematem w firmach jest Krajowy System e-Faktur. To platforma do generowania, przechowywania, udostępniania i archiwizowania faktur standardowych. Rozwiązanie to jest jednym z narzędzi Ministerstwa Finansów. Na razie jest dobrowolne, ale od 2024 roku będzie obowiązkowe w każdym przedsiębiorstwie. Dobrze pomyśleć wcześniej o programach, które pozwolą na wygodne korzystanie z tej platformy. Nie każdy program księgowy jest to tego przystosowany. Systemy ERP są odpowiedzią na te potrzeby i pomogą sprostać nowym wyzwaniom.
Jak wyglądają wdrożenia systemów ERP?
Jeszcze zanim zaczniemy wdrażać system, musimy odpowiedzieć sobie na wiele pytań. Przede wszystkim określmy, jakie są nasze cele biznesowe i w czym rozwiązanie to ma nas wspierać. Następnie trzeba wziąć pod uwagę potrzeby poszczególnych działów firmy, by wybrać moduły i funkcje, które będą wsparciem przy konkretnych czynnościach. Później musimy się upewnić, czy oprogramowanie jest konfigurowalne i w przyszłości można dodać kolejne moduły. Przyjrzyjmy się interfejsowi, sprawdźmy, czy program jest intuicyjny i pozwala na pracę zdalną. Koncentrujmy się na tych narzędziach, przy których w razie zmiany w przepisach na czas dostaniemy niezbędne aktualizacje.
Kolejnym krokiem, do którego musimy się przygotować, jest migracja danych. W zależności od tego ile jest danych i jak bardzo zaawansowany będzie system ERP, jego wdrożenie może trwać nawet do kilku miesięcy. Jest to pewien proces i musimy mieć świadomość, że potrwa. Ponadto już po wdrożeniu konieczne będzie szkolenie dla pracowników.
