Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w rozliczeniach przedsiębiorców w ostatnich latach. Sprawdzamy, jak wygląda rejestracja w KSeF, logowanie do systemu, wystawianie faktur oraz gdzie szukać pomocy.
Czym jest KSeF i do czego służy?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to system teleinformatyczny prowadzony przez Ministerstwo Finansów, który umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych.
Docelowo KSeF ma stać się podstawowym sposobem fakturowania w Polsce, obejmując zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze, jak i większe firmy.
Dalsza część artykułu pod materiałem wideo z News TV:
KSeF – rejestracja i uzyskanie dostępu
Aby korzystać z systemu, konieczne jest uzyskanie dostępu do KSeF. Przedsiębiorcy mogą to zrobić m.in. poprzez:
- Profil Zaufany
- kwalifikowany podpis elektroniczny
- nadanie uprawnień innym osobom (np. księgowej)
Rejestracja odbywa się online poprzez platformę udostępnioną przez Ministerstwo Finansów.
KSeF – jak się zalogować?
Logowanie do KSeF możliwe jest przy użyciu metod uwierzytelniania oferowanych przez administrację skarbową. W praktyce oznacza to:
- logowanie Profilem Zaufanym
- logowanie podpisem kwalifikowanym
- dostęp przez systemy księgowe zintegrowane z KSeF
Ministerstwo Finansów rozwija również kolejne funkcjonalności, określane potocznie jako KSeF 2.0.
Wystawianie faktur w KSeF – co trzeba wiedzieć?
Faktury w KSeF mają formę ustrukturyzowaną, co oznacza, że muszą spełniać określony wzór logiczny. Po wystawieniu:
- faktura trafia automatycznie do systemu
- otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny
- jest przechowywana przez administrację skarbową
Dla przedsiębiorców oznacza to m.in. brak obowiązku archiwizacji faktur we własnym zakresie.
KSeF – infolinia i pomoc techniczna
W przypadku problemów z logowaniem, rejestracją lub wystawianiem faktur, przedsiębiorcy mogą skorzystać z:
- infolinii KSeF prowadzonej przez Krajową Administrację Skarbową
- materiałów informacyjnych Ministerstwa Finansów
- cyklicznych szkoleń i akcji edukacyjnych, takich jak „Środy z KSeF”
KSeF – kiedy system stanie się obowiązkowy?
Terminy wdrożenia obowiązkowego KSeF były już kilkukrotnie zmieniane. Ministerstwo Finansów zapowiada kolejne etapy wdrażania systemu, dlatego przedsiębiorcy powinni na bieżąco śledzić oficjalne komunikaty.
Przeczytaj też: Kalendarz dni wolnych 2026. Wszystkie święta i długie weekendy
