Archiwizacja dokumentów - twardy orzech do zgryzienia

W każdej prężnie rozwijającej się firmie przychodzi czas, gdy wytwarzanej dokumentacji zaczyna przybywać w lawinowym tempie. Właśnie dlatego właściciele firm coraz częściej skłaniają się do skorzystania z pomocy takiej jak usługi archiwistyczne oferowane przez Archiveo, które obejmują kompleksową obsługę na każdym etapie tego procesu.

Profesjonalnie zaprojektowane archiwum zdecydowanie jest przydatne, ponieważ pozwala sprawniej uzyskać wgląd do wszelkich dokumentów wygenerowanych w toku działalności firmy. Z drugiej strony jest jednak wymagające, gdyż tak naprawdę zadanie archiwizacji wymaga wykonania szeregu ściśle określonych i nie zawsze oczywistych procedur. Ponieważ dokumenty firmowe mogą dotyczyć kwestii rozliczeniowych, podatkowych lub kadrowych, w tworzeniu i obsłudze archiwum potrzebna jest szeroka wiedza wykraczająca poza archiwistykę.

Trudno nie wspomnieć o fakcie, że tak liczne dokumenty, których przechowywania często wymaga prawo, zajmują ograniczoną przecież przestrzeń. Między innymi właśnie z tego powodu warto skorzystać z profesjonalnych usług archiwistycznych dla firm!

Co trzeba wiedzieć o usługach archiwizacyjnych?

Nie da się ukryć, że prowadzenie archiwum w firmie to ogromnie pochłaniające zajęcie, któremu jednak nie poświęca się wystarczająco dużo uwagi. Powodem może być brak czasu lub nieświadomość problemów wynikających z zaniedbań na tym polu. Właśnie dlatego warto wiedzieć, jakie usługi archiwizacyjne dobrze jest zlecić profesjonalistom.

Podstawowa archiwizacja dokumentów

Archiwizacja dokumentów, niezależnie od rodzaju firmy lub instytucji, rządzi się swoimi prawami. Po pierwsze konieczne jest zebranie wszystkich dokumentów wytworzonych przez firmę, co może nie być łatwe, jeśli wiele stanowisk w jej obrębie wytwarza różnorodną dokumentację. Następnie dokumenty porządkuje się z pomocą wybranych metod i klasyfikuje do jednej z dwóch podstawowych kategorii:

• A - dokumenty przechowywane wieczyście, zwykle w archiwach są to dokumenty historyczne, lecz firmy także mogą posiadać dokumenty kluczowe dla swojego funkcjonowania, które należy zachować bezterminowo.
• B - dokumenty, które po określonym czasie zostaną usunięte z archiwum.

Uporządkowane dokumenty włącza się do zespołu archiwalnego i jest to zwieńczeniem tego etapu archiwizacji, ale bynajmniej nie jego całkowitym zakończeniem.

Porządkowanie dokumentacji

Nawet, jeśli archiwum zakładowe jest już utworzone i w podstawowym stopniu spełnia swoje zadanie, to bardzo często okazuje się, że panuje w nim spory nieporządek utrudniający pracę. Ponieważ firmy często z dnia na dzień kreują ogromne ilości dokumentów, archiwum powinno być regularnie porządkowane, by zminimalizować panujący w nim nieład. W tym przypadku korzystnym wydaje się powierzenie tego zadania podmiotowi zewnętrznemu, niweluje to konieczność zatrudniania stałego pracownika - archiwisty.

Digitalizacja dokumentów

Choć dokument papierowy nadal stanowi standard w funkcjonowaniu firmy, nie da się zaprzeczyć, że jego cyfrowy odpowiednik jest pod wieloma względami wygodniejszy. Jego niewątpliwą zaletą jest również oszczędność miejsca. Właśnie z tego powodu warto rozważyć zlecenie digitalizacji posiadanej dokumentacji w formie tradycyjnej. Wymaga to oczywiście wykorzystania nowoczesnych skanerów i różnych technik w zależności od formy i przeznaczenia dokumentu. Kolejną korzyścią digitalizacji jest pełne zabezpieczenie treści dokumentu, który mógłby być potencjalnie zniszczony przez czynniki losowe.

Przechowywanie dokumentów

Ponieważ istnieją konkretne przepisy zobowiązujące firmy do przechowywania dokumentów przez określony czas, w pewnym momencie ilość nagromadzonych teczek może być przytłaczająca. Jeśli dokumenty muszą być przechowywane z powodów prawnych, lecz nie są one niezbędne w funkcjonowaniu firmy, warto pomyśleć o powierzeniu ich specjalizującym się w tym podmiotowi zewnętrznemu. Przechowa on dokumenty tak długo, jak będzie wymagać tego litera prawa.

Depozyt dokumentów

W przeciwieństwie do przechowywania, depozyt dokumentów oznacza, że to firma ustala, jak długo dokumentacja będzie znajdować się w zewnętrznym archiwum. Może to być określony czas lub przechowanie bezterminowe. Najważniejsza w tym przypadku jest oszczędność miejsca, stały dostęp do dokumentów i łatwość jego obiegu dzięki profesjonalnej obsłudze archiwistycznej.

Niszczenie dokumentów

Gdy dokumenty nie są potrzebne i powinny być zniszczone, warto zlecić tą czynność firmie, która weźmie pod uwagę normy prawne i bezpieczeństwo danych, a po wykonaniu zadania wystawi certyfikat zniszczenia. Cała procedura zdecydowanie powinna zostać wykonana przez specjalistów, gdyż w jego trakcie łatwo może dojść do naruszenia procedur i wycieku danych.

Organizacja archiwum

Jeśli zarząd firmy decyduje się prowadzić archiwum zakładowe na miejscu, to dobrze powierzyć jego organizację firmie, która weźmie pod uwagę zarówno obowiązujące normy, ergonomię, jak i organizację przestrzenną oraz wykona kosztorys prac. W ten sposób archiwum będzie zawsze działało optymalnie.

Dlaczego warto zlecić archiwizację firmom zewnętrznym?

Jak widać prowadzenie archiwum w firmie to wyzwanie większe niż mogłoby się na początku wydawać. Ilość czynności, które trzeba mieć na uwadze jest ogromna, a do tego praca nie kończy się wraz organizacją archiwum. Dlatego właśnie polecamy usługi firmy Archiveo, która zajmie się wszystkimi aspektami prowadzenia archiwum w przedsiębiorstwie. Sprawnie działające archiwum to bezpieczeństwo dokumentów i sprawny ich obieg w firmie!

Archiveo
ul. Okrzei 31-33
68-200 Żary

tel.: +48 730 251 081
https://archiveo.pl/kontakt/